Les retards de paiement comptent parmi les principaux freins à la pérennité des entreprises, surtout à celle des PME et des PTE. C’est d’ailleurs dans l’optique de réduire les délais de paiement que l’État propose désormais aux entreprises de se tourner vers la dématérialisation des factures. Focus sur ce process qui promet de nombreux avantages.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à numériser les principaux documents de l’entreprise. Une fois numérisées et converties en format PDF, les factures fournisseurs seront ensuite envoyées par mail ou archivées. La dématérialisation des factures fournisseurs intègre également la lecture automatique des factures (technologies OCR, RAD, LAD) papier ou numérique. Les données contenues dans la facture seront automatiquement enregistrées dans le système de comptabilité fournisseurs, ce qui facilite le traitement des factures, et ce, depuis l’envoi jusqu’à la réception du paiement.
Si ces deux solutions promettent déjà de bons avantages, il reste que la dématérialisation complète de l’ensemble de la chaine se révèle plus avantageuse. Cette option utilise le système d’échange de données informatisé lors de l’envoi des factures fournisseurs. À noter que les informations de la facture sont envoyés par voie électronique et sont ensuite enregistrées et archivées via la plateforme du fournisseur. La date de paiement est bien évidemment notée dans le document partagé, ce qui facilite la procédure de paiement entre l’entreprise et ses fournisseurs.
À qui s’adresse la dématérialisation des factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs s’adresse à tout le monde, des artisans en passant par les PTE, les PME et même les grands groupes et autres multinationales. Le recours à ce système s’est d’ailleurs de plus en plus généralisé ces dernières années. De l’envoi de la facture en EDI en passant par la mise en paiement, les solutions s’intègrent désormais plus facilement aux processus déjà existants des entreprises et sont pour la plupart faciles à déployer. L’État encourage également les entreprises à opter pour ce type de système, dans le but de faciliter les échanges avec les collaborateurs, les clients et surtout les fournisseurs.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs ?
L’on sait que la numérisation des documents, notamment des factures fournisseurs permet de réaliser de bonnes économies, notamment sur le coût du papier et des différents processus de traitement des factures. Le traitement de la facture dématérialisée est en effet 5fois moins cher que pour la facture papier. L’autre avantage de la dématérialisation, c’est quel les couts se rapportant à l’achat du papier et des diverses fournitures tel que les enveloppes, les timbres et autres affranchissements des courriers n’ont plus lieu d’être. La productivité des équipes s’en voit également améliorée, car la dématérialisation vient faciliter tous les process. Si le traitement des factures prenait généralement une quinzaine de jours, la dématérialisation permet de réduire le délai à 3 jours. Les risques d’erreurs et de fraudes sont réduits et la santé financière de l’entreprise est assurée, car les factures sont traitées plus rapidement et les retards de paiement ne sont plus aussi fréquents.